Fungsi
manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam
proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan
kegiatan untuk mencapai tujuan. Fungsi manajemen pertama kali diperkenalkan
oleh seorang industrialis Perancis bernama Henry Fayol pada awal abad ke-20.
Ketika itu, ia menyebutkan lima fungsi manajemen, yaitu merancang,
mengorganisir, memerintah, mengordinasi, dan mengendalikan. Namun saat ini,
kelima fungsi tersebut telah diringkas menjadi empat, yaitu perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian.
Perencanaan
adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki.
Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan
cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana
alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang
dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan
merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa
perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak dapat berjalan.
Fungsi kedua adalah
pengorganisasian atau organizing. Pengorganisasian dilakukan dengan tujuan
membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil.
Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan
orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi
tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa
yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas
tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, pada
tingkatan mana keputusan harus diambil.
Pengarahan atau
directing adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok
berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan
usaha-usaha. Jadi actuating artinya adalah menggerakkan orang-orang agar mau
bekerja dengan sendirinya atau penuh kesadaran secara bersama-sama untuk
mencapai tujuan yang dikehendaki secara efektif. Dalam hal ini yang dibutuhkan
adalah kepemimpinan (leadership).
Pengevaluasian
atau evaluating dalah proses pengawasan dan pengendalian performa perusahaan
untuk memastikan bahwa jalannya perusahaan sesuai dengan rencana yang telah
ditetapkan. Seorang manajer dituntut untuk menemukan masalah yang ada dalam
operasional perusahaan, kemudian memecahkannya sebelum masalah itu menjadi
semakin besar.
B. Tingkatan
manajer
Pada organisasi
berstruktur tradisional, manajer sering dikelompokan menjadi manajer puncak,
manajer tingkat menengah, dan manajer lini pertama (biasanya digambarkan dengan
bentuk piramida, di mana jumlah karyawan lebih besar di bagian bawah daripada
di puncak). manejemen lini pertama (first-line management), dikenal pula dengan
istilah manajemen operasional, merupakan manajemen tingkatan paling rendah yang
bertugas memimpin dan mengawasi karyawan non-manajerial yang terlibat dalam
proses produksi. Mereka sering disebut penyelia (supervisor), manajer shift,
manajer area, manajer kantor, manajer departemen, atau bahkan mandor (foreman).
Satu tingkat di atasnya adalah middle management atau manajemen tingkat
menengah.
Manajer
menengah mencakup semua manajemen yang berada di antara manajer lini pertama
dan manajemen puncak dan bertugas sebagai penghubung antara keduanya. Jabatan
yang termasuk manajer menengah di antaranya kepala bagian, pemimpin proyek,
manajer pabrik, atau manajer divisi. Di bagian puncak pimpinan organisasi
terdapat manajemen puncak yang sering disebut dengan executive officer atau top
management. Bertugas merencanakan kegiatan dan strategi perusahaan secara umum
dan mengarahkan jalannya perusahaan. Contoh top manajemen adalah CEO (chief
executive officer) dan CFO (chief financial officer)
Meskipun
demikian, tidak semua organisasi dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan
menggunakan bentuk piramida tradisional ini. Misalnya pada organisasi yang
lebih fleksibel dan sederhana, dengan pekerjaan yang dilakukan oleh tim
karyawan yang selalu berubah, berpindah dari satu proyek ke proyek lainnya
sesuai dengan dengan permintaan pekerjaan.
C. Peran
Manajer
Seorang ahli
riset ilmu manajemen, mengemukakan bahwa ada sepuluh peran yang dimainkan oleh
manajer di tempat kerjanya. Ia kemudian mengelompokan kesepuluh peran itu ke
dalam tiga kelompok, yaitu peran antarpribadi, peran informasional, dan peran
pengambilan keputusan. Peran antarpribadi adalah peran yang melibatkan orang
dan kewajiban lain, yang bersifat seremonial dan simbolis. Tiga peran
antarpribadi itu meliputi peran sebagai figur untuk anak buah, pemimpin, dan
penghubung. Peran informasional meliputi peran manajer sebagai pemantau dan
penyebar informasi, serta peran sebagai juru bicara. Peran ketiga yaitu peran
pengambil keputusan. Yang termasuk dalam kelompok ini adalah peran sebagai
seorang wirausahawan, pemecah masalah, pembagi sumber daya, dan perunding.
Mintzberg kemudian menyimpulkan bahwa secara garis besar, aktivitas yang
dilakukan oleh manajer adalah berinteraksi dengan orang lain.
D. Keterampilan
Manajer
Mengemukakan
bahwa setiap manajer membutuhkan minimal tiga keterampilan dasar. Keterampilan
pertama adalah keterampilan konseptual (conceptional skill). Manajer tingkat
atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan
gagasan demi kemajuan organisasi. Gagasan atau ide serta konsep tersebut
kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk mewujudkan
gagasan atau konsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja
yang kongkret itu biasanya disebut sebagai proses perencanaan atau
planning.
Oleh karena
itu, keterampilan konsepsional juga meruipakan keterampilan untuk membuat
rencana kerja. Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi
dengan keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang
lain, yang disebut juga keterampilan kemanusiaan (humanity skill). Komunikasi
yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang
dipimpinnya. Dengan komunikasi yang persuasif, bersahabat, dan kebapakan akan membuat
karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada
atasan.
Keterampilan
berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun
bawah. Keterampilan ketiga adalah keterampilan teknis yang pada umumnya merupakan
bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini
merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya
menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, membuat kursi, akuntansi dan
lain-lain.
Selain tiga
keterampilan dasar di atas, dalam bukunya Business 8th Edition menambahkan dua
keterampilan dasar yang perlu dimiliki manajer, yaitu keterampilan manajemen
waktu dan keterampilan membuat keputusan.
Kemampuan
manajemen waktu merujuk pada kemampuan seorang manajer untuk menggunakan waktu
yang dimilikinya secara bijaksana. Griffin mengajukan contoh kasus Lew
Frankfort dari. Pada tahun 2004, sebagai manajer, Frankfort digaji $2.000.000
per tahun. Jika diasumsikan bahwa ia bekerja selama 50 jam per minggu dengan
waktu cuti 2 minggu, maka gaji Frankfort setiap jamnya adalah $800 per
jam—sekitar $13 per menit. Dari sana dapat kita lihat bahwa setiap menit yang
terbuang akan sangat merugikan perusahaan. Kebanyakan manajer, tentu saja,
memiliki gaji yang jauh lebih kecil dari Frankfort. Namun demikian, waktu yang
mereka miliki tetap merupakan aset berharga, dan menyianyiakannya berarti
membuang-buang uang dan mengurangi produktivitas perusahaan.
Keterapilan
kedua, yaitu keterampilan membuat keputusan, adalah kemampuan untuk
mendefinisikan masalah dan menentukan cara terbaik dalam memecahkannya.
Kemampuan membuat keputusan adalah yang paling utama bagi seorang manajer,
terutama bagi kelompok manajer atas (top manager). Griffin mengajukan tiga
langkah dalam pembuatan keputusan. Pertama, seorang manajer harus
mendefinisikan masalah dan mencari berbagai alternatif yang dapat diambil untuk
menyelesaikannya. Kedua, manajer harus mengevaluasi setiap alternatif yang ada
dan memilih sebuah alternatif yang dianggap paling baik. Dan terakhir, manajer
harus mengimplementasikan alternatif yang telah ia pilih serta mengawasi dan
mengevaluasinya agar tetap berada di jalur yang benar.
E. Sarana
Manajemen
Untuk mencapai
tujuan yang telah ditentukan diperlukan alat-alat sarana (tools). Tools
merupakan syarat suatu usaha untuk mencapai hasil yang ditetapkan. Tools
tersebut dikenal dengan 6M, yaitu men, money, materials, machines, method, dan
markets.
Man merujuk
pada sumber daya manusia yang dimiliki oleh organisasi. Dalam manajemen, adalah
yang paling menentukan. Manusia yang membuat tujuan dan manusia pula yang
melakukan proses untuk mencapai tujuan. Tanpa ada manusia tidak ada proses
kerja, sebab pada dasarnya manusia adalah makhluk kerja. Oleh karena itu,
manajemen timbul karena adanya orang-orang yang berkerja sama untuk mencapai
tujuan
Money atau Uang
merupakan salah satu unsur yang tidak dapat diabaikan. Uang merupakan alat
tukar dan alat pengukur nilai. Besar-kecilnya hasil kegiatan dapat diukur dari
jumlah uang yang beredar dalam. Oleh karena itu uang merupakan alat (tools)
yang penting untuk mencapai tujuan karena segala sesuatu harus diperhitungkan
secara rasional. Hal ini akan berhubungan dengan berapa uang yang harus
disediakan untuk membiayai gaji tenaga kerja, alat-alat yang dibutuhkan dan
harus dibeli serta berapa hasil yang akan dicapai dari suatu organisasi.
Material
terdiri dari bahan setengah jadi (raw material) dan bahan jadi. Dalam dunia
usaha untuk mencapai hasil yang lebih baik, selain manusia yang ahli dalam
bidangnya juga harus dapat menggunakan bahan/materi-materi sebagai salah satu
sarana. Sebab materi dan manusia tidaki dapat dipisahkan, tanpa materi tidak
akan tercapai hasil yang dikehendaki.
Machine atau
digunakan untuk memberi kemudahan atau menghasilkan keuntungan yang lebih besar
serta menciptakan efesiensi kerja.
Metode adalah
suatu tata cara kerja yang memperlancar jalannya pekerjaan manajer. Sebuah
metode daat dinyatakan sebagai penetapan cara pelaksanaan kerja suatu tugas
dengan memberikan berbagai pertimbangan-pertimbangan kepada sasaran,
fasilitas-fasilitas yang tersedia dan penggunaan waktu, serta uang dan kegiatan
usaha. Perlu diingat meskipun metode baik, sedangkan orang yang melaksanakannya
tidak mengerti atau tidak mempunyai pengalaman maka hasilnya tidak akan
memuaskan. Dengan demikian, peranan utama dalam manajemen tetap manusianya
sendiri.
Market atau
pasar adalah tempat di mana organisasi menyebarluaskan (memasarkan) produknya.
Memasarkan produk sudah barang tentu sangat penting sebab bila barang yang
diproduksi tidak laku, maka proses produksi barang akan berhenti. Artinya,
proses kerja tidak akan berlangsung. Oleh sebab itu, penguasaan dalam arti
menyebarkan merupakan faktor menentukan dalam perusahaan. Agar pasar dapat
dikuasai maka kualitas dan harga barang harus sesuai dengan selera konsumen dan
daya beli (kemampuan) konsumen.
F. Prinsip
Manajemen
0 komentar:
Post a Comment